Запрос КП на компьютерную технику: образец письма и спецификации для заказчика
Поставщику проще подготовить сравнимое предложение, когда он получает два документа: короткое письмо с условиями и таблицу с позициями. В письме объясняется задача, в таблице фиксируется, на что именно нужна цена.
Ниже — заготовки, которые можно скопировать в текстовый редактор и электронную таблицу. Они предназначены для запроса ценовой информации при подготовке закупки. Это не извещение о проведении закупочной процедуры и не универсальная юридическая форма.
Что заполнить до отправки
Согласуйте состав техники с инициатором закупки и ИТ-специалистом. Проверьте применимые требования к описанию товара и адресатам запросов. Для соответствующих закупок учитывайте пункт 7 постановления № 1875 [2]. Сам по себе правильно оформленный бланк не подтверждает выполнение всех требований.
Не вставляйте в запрос неизвестные данные «для примера». Если характеристика ещё не определена, сначала уточните её внутри учреждения или запросите техническое пояснение. Иначе поставщики будут рассчитывать разные варианты под одним названием.
Образец сопроводительного письма
[Наименование учреждения]
[ИНН, адрес, контактные сведения]
Исх. № [номер] от [дата]
Запрос ценовой информации на поставку компьютерной техники
Добрый день!
В целях подготовки закупки [краткое наименование потребности] просим представить коммерческое предложение по приложенной спецификации [название файла, версия, дата].
Просим рассчитать стоимость на следующих условиях:
1. Место поставки: [полный адрес или перечень адресов].
2. Срок поставки: [срок и событие, от которого он исчисляется].
3. Порядок оплаты: [планируемые условия].
4. Включаемые работы и расходы: [доставка, разгрузка, настройка — если требуются].
5. Требования к комплектности и гарантии: [описание или ссылка на приложение].
В ответе просим указать наименование и ИНН поставщика, дату предложения, контакт ответственного сотрудника, модель и исполнение каждого товара, цену единицы, стоимость позиции и общую стоимость. Просим раскрыть информацию о НДС либо работе без него и срок действия предложения.
Для предлагаемой продукции укажите страну происхождения, а когда применимы соответствующие требования — сведения о реестровой записи. Отличия от спецификации и альтернативные варианты просим вынести отдельно.
[Выберите подходящий вариант: просим рассчитать все позиции / допускается ответ по отдельным позициям с указанием их номеров.]
Ответ просим направить до [дата, время, часовой пояс] на [почта]. По вопросам спецификации: [контакт].
Настоящее обращение предназначено для получения ценовой информации и не является обещанием заключить контракт или предоставить преимущество при проведении закупки.
[ФИО, должность, подпись в принятом у заказчика формате]
Шаблон спецификации для электронной таблицы
Следующий блок можно скопировать и вставить в таблицу.
| № | Наименование | Количество | Единица измерения | Характеристики | Комплектность | Данные для проверки совместимости | ОКПД2 после проверки | КТРУ при применимости | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [товар] | [количество] | шт. | [параметры] | [состав] | [оборудование/документация] | [код] | [позиция] | [пояснение] |
Поле совместимости особенно полезно при замене комплектующих. Укажите модель используемого устройства и ссылку на техническую документацию, если она нужна для подбора. Не включайте пароли, внутренние адреса сети или сведения, которые не нужны поставщику для расчёта.
Поле ОКПД2 не заполняют случайным кодом из похожей закупки. Позицию КТРУ и допустимость характеристик проверяют отдельно по правилам использования каталога [3].
Таблица для ответа поставщика
Можно приложить второй лист, сохранив нумерацию исходных позиций:
| № позиции | Предлагаемый товар/артикул | Изготовитель | Количество | Цена единицы, руб. | Сумма, руб. | НДС/без НДС | Срок поставки | Страна происхождения | Реестровые сведения при применимости | Отклонения и комментарии |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [модель] | [изготовитель] | [количество] | [цена] | [сумма] | [сведения] | [срок] | [страна] | [сведения] | [комментарий] |
Под таблицей оставьте отдельные строки для включённых расходов, порядка оплаты, гарантии, даты и срока действия предложения. Итог должен однозначно показывать, включены ли доставка и другие затраты в цены строк или добавляются отдельно.
Пример заполнения условий
Учебная ситуация: учреждение обновляет накопители в двадцати компьютерах. Технический сотрудник уже проверил необходимые параметры и подготовил спецификацию. Пример ниже показывает только организационные условия, а не рекомендуемую конфигурацию закупки.
- Количество: 20 штук.
- Место: [адрес учреждения], один адрес доставки.
- Состав: накопители и перечисленные в спецификации принадлежности; установка не входит.
- Срок: [согласованный срок] с указанного в запросе события.
- Оплата: [планируемый порядок].
- Цена: в рублях, с включением обозначенной доставки и применимых налогов.
- Ответ: до [дата], на [почта].
Если поставщик предлагает установить накопители за дополнительную плату, попросите показать услугу отдельно. Не включайте её автоматически в сравнение с ценами компаний, которые рассчитали только поставку.
Последняя проверка письма
Уберите все незаполненные скобки и альтернативные варианты. Проверьте, что количество в письме совпадает с таблицей, адрес действителен, срок ответа ещё не наступил, а вложение открывается. Присвойте версии номер и используйте один файл для выбранных адресатов.
Не устанавливайте произвольный универсальный срок действия КП: попросите поставщика указать его и сопоставьте с вашим графиком. Если предложение устареет до завершения расчёта, потребуется уточнение.
Готовую потребность можно передать в GispLink
Перенесите согласованный перечень и условия в запрос сервиса. GispLink помогает подобрать релевантных поставщикам в системе; предложения формируются ими самостоятельно. Сервис не гарантирует три ответа и не заменяет обязательные действия заказчика.
Источники
- [1] Статья 22 Закона № 44-ФЗ, ценовая информация и сопоставимость
- [2] Постановление № 1875, пункт 7
- [3] Правила использования КТРУ